经销商服务运营力｜运营内功提升秘籍：让每次会议都事半功倍

经销商的日常运营管理中，“开会”是一种重要的管理手段和沟通方式，是实现团队协作和信息共享的重要形式。管理者利用会议平台，组织相应培训，提升团队人员的技能水平；通过会议沟通，及时了解并解决团队成员面临的业务挑战和困难；同时，高效的会议可以凝聚团队人员的归属感；达成团队成员的共识，让成员们心往一处想，劲往一处使；便于开展激励措施，传播和强化企业的价值观。

但现实中，团队管理者组织的会议可能会出现以下情景，既浪费了时间，又没有达到会议目的，最终造成会议效率低下。

与会人员发言少，参与度低——一言堂

会议缺少主题，随意性强——严重跑题

主持者缺乏场面掌控技巧——制造矛盾

“说两句”变成长篇大论——与主题无关

没有决策结果，变成了扯皮大会——场面混乱

《经济学人》调查显示，疫情之前管理者平均每周要花费24个小时在各种会议上，但在会议中，80%的人浪费了80%的时间。另外，《哈佛商业评论》分析指出，任何会议要么富有成效，要么纯粹是浪费时间。

图片来源：网络

低效的会议不仅增加了管理成本，还会引发参会者对管理现状的不满，对会议决策形成消极甚至抵触思想，进而降低团队的凝聚力和创造力。低效会议对团队运营管理造成的伤害很难用时间和金钱进行修复。

如何避免会议陷入浪费时间和效率低下的陷阱，提升会议效率，让每次会议都事半功倍？团队管理者（会议主持者）需要了解会议的议事规则。

▍机会均等原则，避免一言堂

大部分低效的会议中，经常出现只有少数参会者参与议题，大部分参会者不主动或不愿意表达自己的意见和见解的局面，其结果就是成员参与度低，会议发言者少，最终演变为“一言堂”。这样的会议，没有充分考虑各种风险，在行动执行中难免出现问题，而参会者被迫执行任务，会出现消极思想和抵触情绪，干扰团队的凝聚力或创造力。

图片来源：网络

如何避免“一言堂”？开会前，可先整理会议议题并分发给参会者，给参会者充分的考虑时间，参会者根据议题内容，详细梳理并记录自己的观点和见解，供会议中讨论。

会议过程中，建立明确的发言机制：发言前须请示会议主持人，得到同意后方可发言；举手者优先，也可指定轮流发言，尚未发言者，优先已发过言者，保证发言机会均等；如果双方意见相反，要使双方获得相等的发言机会，确保收集的信息全面、客观、公平。如果反对会议议题结论，参会者需说明反对理由，并提出相应的解决方案，避免只有想法，没有方法的提议。

▍议题中心原则，避免跑题

议题中心原则指，先确定议题后讨论，无议题不讨论。本次会议只讨论会前明确的议题，与议题相关性不大的讨论，不做为本次的重点，可放在下一次会议中设立相关议题。

图片来源：网络

任何问题的产生都不是孤立的，可能受到许多因素的影响。例如：车辆维修时间长，可能受到配件供给、人员能力（技术与接待）、工具设备、预约服务、派工调度等影响。但会议议题要以解决关键问题为目标，其他问题可放在会议下一个时段，或下一个会议中讨论。

因主持人缺少会议约束能力，不断引入新议题，或未及时制止新议题等，都会造成会议跑题、不聚焦议题、会议延时甚至失效的情况。所以，会议主持人是高效会议的重要组成部分，要谨慎选定。

▍会议中立原则，避免矛盾

每个参会者的知识储备不同、阅历不同、看问题角度不同，所以对议题产生的看法和结论也会不同。参会者之间产生异议是非常正常的。

图片来源：网络

但作为会议主持人，应保持中立原则，尽可能不发表自己的观点意见，不对别人的发言进行有倾向性的评论，这样才能收集到更多有价值的信息。会议讨论的结果可通过参会者投票、举手等方式民主表决。

会议讨论过程中，主持人的“聆听、点头、微笑、赞美”，会让参会者以及发言者感到受尊重；主持人应及时制止与核心议题无关的话题，对于长篇大论者，给予发言上的时间控制；如果发言者想补充发表意见，主持人应在他人发言完成后，再给补充者发言的机会。